Niezapłacona faktura – jak skutecznie dochodzić zapłaty od kontrahenta?

Termin płatności minął. Najpierw kilka dni, później dwa tygodnie, a kontrahent nadal nie płaci. Na początku zapewnia, że „księgowość już robi przelew”, później przestaje odpowiadać na wiadomości. To scenariusz, który zna wielu przedsiębiorców.

Niezapłacona faktura nie powinna jednak miesiącami leżeć w księgowości w oczekiwaniu na dobrą wolę kontrahenta. Im wcześniej przedsiębiorca zacznie działać, tym większa szansa na odzyskanie pieniędzy. Windykacja należności nie musi od razu oznaczać procesu sądowego. Warto jednak od początku działać tak, jakby sprawa mogła ostatecznie trafić do sądu.

Niezapłacona faktura – od czego zacząć?

Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie, czy roszczenie rzeczywiście jest wymagalne. Trzeba ustalić przede wszystkim termin płatności oraz podstawę należności.

W praktyce warto zebrać nie tylko fakturę, ale również umowę, zamówienie, korespondencję z kontrahentem, protokoły odbioru, dokumenty dostawy czy potwierdzenia wykonania usługi.

To ważne, ponieważ faktura jest dokumentem księgowym, ale w przypadku sporu sama może nie wystarczyć do udowodnienia istnienia wierzytelności. Jeżeli kontrahent stwierdzi przed sądem, że usługa nie została wykonana albo towar miał wady, wierzyciel powinien być w stanie wykazać, z czego dokładnie wynika jego roszczenie.

Warto również sprawdzić, czy kontrahent wcześniej zgłaszał zastrzeżenia. Jeżeli przez kilka miesięcy akceptował wykonanie umowy, a zarzuty pojawiły się dopiero po otrzymaniu wezwania do zapłaty, wcześniejsza korespondencja może mieć duże znaczenie dowodowe.

Czy od niezapłaconej faktury można naliczyć odsetki?

Tak. Jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może co do zasady żądać odsetek za okres opóźnienia. Nie musi przy tym wykazywać, że z powodu braku zapłaty poniósł konkretną szkodę.

W relacjach między przedsiębiorcami szczególne znaczenie ma ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Jeżeli spełnione są warunki jej zastosowania, wierzyciel może domagać się odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Ich wysokość jest ustalana dla kolejnych półroczy. W okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. wynosi ona 13,75% rocznie w przypadku transakcji, w których dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym.

Do należności może dojść również ustawowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Jej wysokość zależy od wartości świadczenia pieniężnego i stanowi równowartość:

• 40 euro – gdy należność nie przekracza 5 000 zł,

• 70 euro – gdy należność jest wyższa niż 5 000 zł, ale niższa niż 50 000 zł,

• 100 euro – gdy należność wynosi co najmniej 50 000 zł.

  
  

Uprawnienie do tej rekompensaty powstaje na zasadach określonych w ustawie i nie wymaga wcześniejszego wezwania dłużnika.

Dlatego przy dochodzeniu należności nie warto ograniczać się do kwoty wskazanej na fakturze. Trzeba ustalić pełną wysokość roszczenia przysługującego przedsiębiorcy.

Wezwanie do zapłaty – pierwszy formalny krok

Jeżeli telefon lub zwykły e-mail nie przynosi rezultatu, warto skierować do kontrahenta formalne wezwanie do zapłaty.

Dobre wezwanie powinno jasno wskazywać, kto jest wierzycielem i dłużnikiem, z czego wynika należność, jaka kwota pozostaje do zapłaty, kiedy upłynął termin płatności oraz w jakim terminie dłużnik powinien uregulować zadłużenie.

Można wskazać również należne odsetki i rekompensatę za koszty odzyskiwania należności oraz poinformować, że brak zapłaty spowoduje skierowanie sprawy na drogę sądową.

Nie ma sensu pisać wielostronicowego pisma pełnego paragrafów i ostrzeżeń. Skuteczne wezwanie powinno przede wszystkim jasno pokazywać dłużnikowi trzy rzeczy: ile ma zapłacić, dlaczego ma zapłacić i do kiedy powinien to zrobić.

Warto zachować dowód wysłania lub doręczenia wezwania. Jeżeli sprawa trafi do sądu, dokumentacja podjętych wcześniej działań może okazać się przydatna.

Kiedy negocjować, a kiedy iść do sądu?

Nie każda niezapłacona faktura wymaga natychmiastowego pozwu.

Jeżeli kontrahent przyznaje, że powinien zapłacić, ale ma przejściowe problemy z płynnością, rozwiązaniem może być ugoda albo rozłożenie zadłużenia na raty. W ramach bieżącej obsługi prawnej firmy warto jednak zadbać o to, aby takie ustalenia nie kończyły się na rozmowie telefonicznej.

Ugoda powinna precyzyjnie określać wysokość zadłużenia, harmonogram płatności oraz konsekwencje niewykonania porozumienia. W odpowiednio przygotowanym dokumencie warto również rozważyć uznanie długu i dodatkowe zabezpieczenia.

Inaczej należy postępować, gdy kontrahent nie odpowiada, unika kontaktu albo po raz kolejny nie dotrzymuje uzgodnionego terminu.

Ciągłe przesuwanie terminu o „jeszcze jeden tydzień” nie jest strategią windykacyjną. Jeżeli dłużnik rzeczywiście nie zamierza płacić, każdy kolejny miesiąc może zmniejszać szansę skutecznego odzyskania należności.

Pozew o zapłatę – co trzeba przygotować?

Jeżeli działania polubowne nie przynoszą rezultatu, kolejnym etapem jest pozew o zapłatę.

Przed jego wniesieniem należy ustalić dokładną wysokość należności głównej i odsetek, właściwy sąd oraz zgromadzić dowody potwierdzające roszczenie.

W zależności od okoliczności sprawy możliwe jest dochodzenie należności w różnych trybach postępowania. Odpowiednie przygotowanie dokumentacji może mieć znaczenie dla szybkości i kosztów dochodzenia roszczenia.

W praktyce szczególnie istotne jest to, czy dłużnik wcześniej potwierdził istnienie długu. Może to wynikać nie tylko z formalnego dokumentu zatytułowanego „uznanie długu”. Znaczenie może mieć również korespondencja, w której kontrahent prosi o przesunięcie terminu płatności, proponuje raty albo potwierdza wysokość zaległości.

Dlatego wiadomość: „zapłacimy w przyszłym tygodniu” może być później znacznie cenniejszym dowodem niż przedsiębiorca początkowo zakładał.

Wyrok to jeszcze nie pieniądze

Przed skierowaniem sprawy do sądu warto zadać sobie jeszcze jedno pytanie: czy kontrahent posiada majątek, z którego będzie można prowadzić egzekucję?

Można wygrać proces i nadal nie odzyskać pieniędzy.

Dlatego przy większych należnościach warto sprawdzić sytuację dłużnika. Jeżeli jest spółką, należy zweryfikować informacje ujawnione w KRS i dostępne dokumenty finansowe. Warto również sprawdzić, czy wobec przedsiębiorcy nie prowadzi się postępowania restrukturyzacyjnego lub upadłościowego.

Jeżeli pojawiają się informacje o problemach finansowych, zamykaniu działalności albo wyzbywaniu się majątku, szybkie działanie staje się szczególnie istotne.

W odpowiednich przypadkach można także rozważyć złożenie wniosku o zabezpieczenie roszczenia jeszcze przed uzyskaniem prawomocnego wyroku.

Nie czekaj do ostatniej chwili z przedawnieniem

Jednym z najpoważniejszych błędów jest wieloletnie odkładanie dochodzenia należności.

Roszczenia majątkowe ulegają przedawnieniu, a długość terminu zależy od rodzaju roszczenia. W przypadku roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej zasadą jest trzyletni termin przedawnienia, ale przepisy szczególne mogą przewidywać inne terminy.

Dlatego nie należy automatycznie przyjmować, że każdą fakturę można bezpiecznie dochodzić przez trzy lata.

Samo wysyłanie kolejnych wezwań do zapłaty również nie powinno być traktowane jako sposób na odsuwanie problemu przedawnienia. Jeżeli kontrahent od miesięcy ignoruje wezwania, trzeba podjąć działania, które rzeczywiście chronią interes wierzyciela.

FAQ

Czy można pozwać kontrahenta na podstawie samej faktury?

Można dochodzić roszczenia wynikającego z transakcji udokumentowanej fakturą, ale w przypadku zakwestionowania długu sama faktura może nie wystarczyć do udowodnienia wszystkich okoliczności. Dlatego warto posiadać również umowę, zamówienie, korespondencję i dowody wykonania świadczenia.

Czy trzeba wysłać wezwanie do zapłaty przed pozwem?

Nie w każdej sytuacji wcześniejsze wezwanie jest warunkiem wniesienia pozwu. Może być jednak istotne m.in. dla ustalenia wymagalności niektórych roszczeń i stanowić dowód próby polubownego rozwiązania sprawy.

Co zrobić, gdy kontrahent twierdzi, że nie ma pieniędzy?

Warto ustalić jego rzeczywistą sytuację i zdecydować, czy korzystniejsza będzie odpowiednio zabezpieczona ugoda, czy szybkie skierowanie sprawy do sądu. Samo zapewnienie dłużnika, że zapłaci „gdy poprawi się sytuacja”, nie zabezpiecza wierzyciela.

Podsumowanie

Niezapłacona faktura nie powinna być traktowana wyłącznie jako problem księgowy. To wierzytelność, której możliwość skutecznego odzyskania może z czasem maleć. Warto więc szybko zabezpieczyć dokumenty, ustalić wysokość należności wraz z odsetkami, skierować wezwanie do zapłaty i wyznaczyć kontrahentowi konkretny termin. Jeżeli dłużnik nadal nie płaci, należy ocenić możliwość zawarcia ugody albo skierowania sprawy do sądu. W dochodzeniu należności czas ma znaczenie – szczególnie wtedy, gdy problemy z płatnością są pierwszym sygnałem poważniejszych problemów finansowych kontrahenta.

Kontakt

Jeżeli kontrahent nie zapłacił faktury, mogę przeanalizować dokumentację i szanse odzyskania należności, przygotować wezwanie do zapłaty lub ugodę, a jeżeli będzie to konieczne – dochodzić zapłaty przed sądem.

Paweł Janicki

Radca prawny IP LL.M.