Stała obsługa prawna firmy – kiedy warto korzystać z zewnętrznego prawnika?

Prawnik w firmie często pojawia się dopiero wtedy, gdy coś poszło nie tak. Kontrahent nie zapłacił faktury, pracownik wystąpił z roszczeniem, klient złożył reklamację, urząd wszczął kontrolę albo druga strona wypowiedziała ważną umowę. Wtedy przedsiębiorca szuka kancelarii, przesyła dokumenty i oczekuje szybkiego rozwiązania problemu.

Taki model może działać, ale nie zawsze jest najbardziej opłacalny. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa liczba decyzji mających skutki prawne rośnie. Pojawiają się nowe umowy, pracownicy i współpracownicy B2B, dane osobowe, regulaminy, licencje, prawa autorskie czy nowe kanały sprzedaży. W pewnym momencie korzystanie z prawnika wyłącznie w sytuacjach kryzysowych zaczyna przypominać serwisowanie samochodu dopiero wtedy, gdy silnik odmówi posłuszeństwa.

Alternatywą jest stała obsługa prawna firm, w której zewnętrzny prawnik poznaje przedsiębiorstwo i wspiera je na bieżąco. Dla wielu małych i średnich firm może to być rozwiązanie bardziej praktyczne niż zatrudnienie własnego prawnika.

Na czym polega stała obsługa prawna firmy?

Nie oznacza ona, że przedsiębiorca musi konsultować z kancelarią każdą decyzję. Chodzi raczej o zapewnienie firmie stałego dostępu do osoby, która zna jej działalność, podstawowe umowy, model współpracy z kontrahentami i najważniejsze ryzyka prawne.

Zakres takiej współpracy może być bardzo różny. Prawnik może przygotowywać i opiniować umowy, uczestniczyć w negocjacjach, odpowiadać na bieżące pytania zarządu, prowadzić sprawy związane z windykacją należności, prawem pracy i kontraktami B2B, własnością intelektualną, RODO, e-commerce czy reklamacjami klientów. Może również reprezentować przedsiębiorcę w kontaktach z kontrahentami i urzędami.

W praktyce istotna jest jednak nie tylko liczba wykonywanych zadań. Dużą wartość daje znajomość samego biznesu.

Jeżeli prawnik otrzymuje pojedynczą umowę do analizy, musi najpierw dowiedzieć się, czym zajmuje się firma, jaki jest cel transakcji i które ryzyka są dla niej najważniejsze. Przy stałej współpracy zna ten kontekst wcześniej. Dzięki temu może nie tylko odpowiedzieć na pytanie „czy ten zapis jest zgodny z prawem?”, ale również ocenić, czy jest korzystny z punktu widzenia konkretnego przedsiębiorstwa.

Prawo gospodarcze rzadko działa bowiem w próżni. Postanowienie, które jest rozsądne dla jednej firmy, dla innej może być poważnym problemem.

Kiedy zewnętrzna obsługa prawna zaczyna się opłacać?

Nie istnieje jedna granica obrotów ani liczby pracowników, po której firma powinna rozpocząć stałą współpracę z kancelarią. Lepszym wskaźnikiem jest liczba i charakter problemów prawnych pojawiających się w działalności.

Pierwszym sygnałem jest regularne zawieranie umów. Jeżeli firma co miesiąc podpisuje kontrakty z klientami, dostawcami, podwykonawcami lub partnerami biznesowymi, ryzyko wynikające z niewłaściwych postanowień zaczyna się kumulować.

Drugim jest rozwój zespołu. Zatrudnianie pracowników i współpraca z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą oznaczają konieczność prawidłowego uregulowania m.in. odpowiedzialności, poufności, zakazu konkurencji, własności intelektualnej czy zasad zakończenia współpracy.

Kolejnym momentem jest wejście firmy w obszary regulowane. Sprzedaż internetowa, przetwarzanie dużej ilości danych osobowych, wdrażanie systemów informatycznych, korzystanie ze sztucznej inteligencji czy prowadzenie działalności na kilku rynkach powodują, że przedsiębiorca musi jednocześnie uwzględniać wiele różnych przepisów.

Stała obsługa prawna firmy staje się również uzasadniona wtedy, gdy zarząd lub właściciel regularnie poświęca własny czas na rozwiązywanie problemów prawnych. Samodzielne wyszukiwanie przepisów i wzorów umów pozornie nic nie kosztuje. W rzeczywistości kosztem jest czas osoby zarządzającej przedsiębiorstwem oraz ryzyko podjęcia błędnej decyzji.

Warto więc patrzeć na prawnika podobnie jak na księgowego. Firma nie zatrudnia księgowego dlatego, że każdego dnia ma spór podatkowy. Korzysta z jego pomocy, ponieważ określone kwestie wymagają regularnego i profesjonalnego nadzoru.

Zewnętrzny prawnik czy własny dział prawny?

W większych organizacjach naturalnym rozwiązaniem jest stworzenie wewnętrznego działu prawnego. Dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw oznaczałoby to jednak niepotrzebne zwiększenie kosztów stałych.

Zewnętrzna obsługa prawna pozwala korzystać z pomocy wtedy, gdy jest potrzebna, bez konieczności tworzenia dodatkowego stanowiska pracy. Współpraca może być rozliczana godzinowo, ryczałtowo albo w ramach miesięcznego abonamentu obejmującego określony zakres godzin lub usług.

Nie oznacza to, że zewnętrzny prawnik zawsze będzie lepszym rozwiązaniem. Jeżeli firma generuje codziennie dużą liczbę spraw wymagających natychmiastowej reakcji i bardzo głębokiej znajomości wewnętrznych procesów, własny prawnik może być bardziej efektywny.

Dla MŚP często korzystny okazuje się jednak model pośredni. Przedsiębiorca nie potrzebuje prawnika przez osiem godzin każdego dnia, ale chce mieć możliwość szybkiego przesłania umowy, zadania pytania lub skonsultowania decyzji przed jej podjęciem.

Właśnie szybkość reakcji może być jednym z największych atutów stałej współpracy. Gdy pojawia się nowy kontrakt, prawnik nie zaczyna za każdym razem od poznawania przedsiębiorstwa od początku.

Dlaczego prawnik powinien pojawić się przed problemem, a nie po nim?

W obsłudze przedsiębiorstw bardzo często taniej jest zapobiegać niż naprawiać. Kilkadziesiąt minut poświęconych na analizę postanowienia umowy może uchronić firmę przed wielomiesięcznym sporem dotyczącym odpowiedzialności, wynagrodzenia albo praw autorskich.

Stała współpraca pozwala również uporządkować dokumentację. Zamiast korzystać z przypadkowych wzorów można stworzyć zestaw umów dostosowanych do działalności przedsiębiorstwa: umowę z klientem, NDA, umowę B2B, umowę z podwykonawcą czy odpowiednie klauzule dotyczące praw autorskich i danych osobowych.

Prawnik może wtedy reagować nie tylko na konkretne pytania, lecz także dostrzegać powtarzające się problemy. Jeżeli kilka razy negocjowany jest ten sam zapis, być może warto zmienić wzór umowy. Jeżeli kontrahenci regularnie kwestionują procedurę odbioru usług, można ją doprecyzować. Jeżeli w firmie pojawia się nowy produkt lub usługa, można wcześniej ocenić związane z nimi ryzyka.

Dzięki temu prawo przestaje być wyłącznie hamulcem używanym w sytuacji awaryjnej. Staje się jednym z narzędzi zarządzania ryzykiem.

FAQ

Ile kosztuje stała obsługa prawna firmy?

Koszt zależy od zakresu współpracy, liczby spraw i przyjętego modelu rozliczeń. Możliwe jest rozliczenie godzinowe albo stały abonament obejmujący ustaloną liczbę godzin lub określone rodzaje usług.

Czy mała firma potrzebuje stałej obsługi prawnej?

Nie każda. Jeżeli jednak przedsiębiorca regularnie podpisuje umowy, zatrudnia pracowników lub współpracowników, prowadzi sprzedaż, przetwarza dane osobowe albo często konsultuje kwestie prawne, stała współpraca może być bardziej efektywna niż zlecanie każdej sprawy oddzielnie.

Czy zewnętrzny prawnik może całkowicie zastąpić dział prawny?

W małych i średnich przedsiębiorstwach często tak. W większych organizacjach kancelaria zewnętrzna może natomiast uzupełniać dział prawny, przejmując sprawy specjalistyczne albo wymagające dodatkowych zasobów.

Podsumowanie

Stała obsługa prawna firm nie jest rozwiązaniem zarezerwowanym dla dużych przedsiębiorstw. Jej sens pojawia się wtedy, gdy kwestie prawne stają się regularnym elementem prowadzenia biznesu, a nie pojedynczym zdarzeniem raz na kilka lat. Zewnętrzny prawnik może pomóc uporządkować umowy, ograniczyć ryzyka, wspierać negocjacje i reagować na problemy zanim przerodzą się w kosztowny spór. Największą korzyścią ze stałej współpracy nie jest jednak liczba napisanych pism czy przeanalizowanych umów. Jest nią możliwość podejmowania decyzji biznesowych ze świadomością ich skutków prawnych.

Kontakt

Jeżeli Twoja firma regularnie zawiera umowy lub pojawiają się w niej bieżące kwestie prawne, nie musisz za każdym razem szukać prawnika od początku. Oferuję stałą obsługę prawną przedsiębiorców, dostosowaną do skali działalności i rzeczywistych potrzeb firmy. Skontaktuj się ze mną, aby ustalić odpowiedni model współpracy.

Paweł Janicki

Radca prawny IP LL.M.